Madde 37 – Kapalı teklif usulünde teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu, bir zarfa konulup kapatıldıktan sonra zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı ve tebligata esas olarak göstereceği açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır veya mühürlenir. Bu zarf geçici teminata ait alındı veya banka teminat mektubu ve istenilen diğer belgelerle birlikte ikinci bir zarfa konularak kapatılır. Dış zarfın üzerine isteklinin adı ve soyadı ile açık adresi ve teklifin hangi işe ait olduğu yazılır.
Teklif mektuplarının istekli tarafından imzalanması ve bu mektuplarda şartname ve eklerinin tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen fiyatın rakam ve yazı ile açık olarak yazılması zorunludur. Bunlardan herhangi birine uygun olmayan veya üzerinde kazıntı, silinti veya düzeltme bulunan teklifler reddolunarak hiç yapılmamış sayılır.
Kapalı teklif usulünde teklifler hazırlanırken birim iç zarf ve diğeri ise dış zarf olmak üzere 2 zarf hazırlanır.
İç zarfa sadece teklif mektubu konulur. Bu zarfın üzerine müvekkilin adı, soyadı ve zarfa tebligata esas açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır veya mühürlenir.
İç zarfında içinde yer aldığı dış zarfa ise iç zarfla birlikte geçici teminata ilişkin alındı veya banka teminat mektubu ile ihalede istenilen diğer belgeler konulur. Bu zarf da kapatılmakla birlikte kapatılan yerinin mühürlenip imzalanması gerekmez. Dış zarfın üzerine isteklinin adı ve soyadı ile açık adresi ve teklifin hangi işe ait olduğu yazılır.
Kanunun 37nci maddesine göre; teklif mektuplarının istekli tarafından imzalanması ve bu mektuplarda şartname ve eklerinin tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen fiyatın rakam ve yazı ile açık olarak yazılması zorunludur. Bunlardan herhangi birine uygun olmayan veya üzerinde kazıntı, silinti veya düzeltme bulunan teklifler reddolunarak hiç yapılmamış sayılır.
Teklif edilen bedele ilişkin özellikle rakam ve yazılarda, harf ve rakam benzerliği yol açacak bir hatanın yapılmaması, yanlış bir yoruma meydan vermeyecek şekilde açıklığın bulunması gerekmektedir. Yalnız rakamla veya yalnız yazıyla belirtilen tekliflerle yazı ve rakamı birbirinden farklı tutarda olan teklif mektupları geçersiz sayılır.
Teklif mektubunun imzasız olması halinde imza eksikliğinin sonradan tamamlattırılması mümkün olmadığı gibi, teklif fiyatında rakam ve yazının birbirinden farklı olması halinde rakam veya yazıdan birbirine itibar edilmesi söz konusu olmayacak, teklif yok hükmünde sayılacaktır. Yine aynı şekilde teklif edilen bedelin yazı ve rakamlarının farklı ve karmaşık olması teklifi geçersiz kılar.
Teklif mektubu iç zarfa konulur bu zarfın üzerine ise isteklinin adı, soyadı ve açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır yada mühürlenir. Bu şekilde hazırlanmayan bir iç zarf açılmayarak teklif reddedilir.
Dış zarfta ise iç zarfla birlikte geçici teminata ait alındı veya banka teminat mektubu ve ihalede istenilen diğer belgeler konulur. Bu zarfta kapatılmakla birlikte kapatılan yerinin istekli tarafından mühürlenip imzalanması gerekmez. Fakat dış zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı, açık adresi ve teklifin hangi işe ait olduğu yazılması zorunludur. Dış zarfın posta ile gönderilmesi halinde üzerine ihale komisyonu başkanlığının adresinin de yazılması gerekmektedir. Aksi halde bu zarflar açılmaksızın geçersiz sayılır.
Madde 38 – Teklifler ilanda belirtilen saate kadar, sıra numaralı alındılar karşılığında komisyon başkanlığına verilir. Alındı numarası zarfın üzerine yazılır. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Bu takdirde dış zarfın üzerine komisyon başkanlığının adresi ile hangi işe ait olduğu, isteklinin adı ve soyadı ile açık adresi yazılır. Posta ile gönderilecek tekliflerin ilanda belirtilen saate kadar komisyon başkanlığına ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.
Komisyon başkanlığına verilen teklifler herhangi bir sebeple geri alınamaz.
Kapalı teklif usulü ile yapılan ihalelerde son teklif verme tarih ve saati ile tekliflerin açılacağı tarih ve saat birbirinde farklıdır. Tekliflerin verileceği son tarih ve saatin ihale ilanında belirtilmesi zorunludur.
Kapalı teklif usulü ile yapılan ihalelere, elden teslim yada iadeli taahhütlü mektup dışında telefon, faks, telgraf, telefon mesajı veya e-mail yoluyla başvurulması ihalelerde gizlilik kuralına aykırı düştüğünden yasal olarak mümkün değildir.
Dış zarfların açılması:
Madde 39 – Tekliflerin açılma saati gelince, kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla belirtildikten sonra dış zarflar hazır bulunan istekliler önünde alınış sırasına göre açılarak, istenilen belgelerin ve geçici teminatın tam olarak verilmiş olup olmadığı aranır. Dış zarfın üzerindeki alındı sıra numarası iç zarfın üzerine de yazılır.
Belgeleri ile teminatı usulüne uygun ve tam olmayan isteklilerin teklif mektubunu taşıyan iş zarfları açılmayarak başkaca işleme konulmadan, diğer belgelerle birlikte kendilerine veya vekillerine iade olunur. Bunlar ihaleye katılamazlar.
İç zarfların açılması ve son tekliflerin alınması:[12]
Madde 40 – Teklif mektuplarını taşıyan iç zarflar açılmadan önce, ihaleye katılacaklardan başkası ihale odasından çıkarılır. Bundan sonra zarflar numara sırası ile açılarak, teklifler komisyon başkanı tarafından okunur veya okutulur ve bir listesi yapılır. Bu liste komisyon başkanı ve üyeleri tarafından imzalanır.
Şartnameye uymayan veya başka şartlar taşıyan veya 37 nci maddenin son fıkrası hükmüne uygun olmayan teklif mektupları kabul edilmez.
(Ek fıkra: 25/1/2007-5577/1 md.) Kapalı teklif usûlü ile yapılan artırma ihalelerinde; geçerli en yüksek teklifin altında olmamak üzere, oturumda hazır bulunan isteklilerden sözlü veya yazılı teklif alınmak suretiyle ihale sonuçlandırılır.
(Ek fıkra: 25/1/2007-5577/1 md.) Ancak, geçerli teklif sayısının üçten fazla olması durumunda bu işlem, geçerli en yüksek teklif üzerinden, oturumda hazır bulunan en yüksek üç teklif sahibi istekliyle, bu üç teklif ile aynı olan birden fazla teklifin bulunması halinde ise bu istekliler dahil edilmek suretiyle yapılır.
(Ek fıkra: 25/1/2007-5577/1 md.) Komisyon, uygun gördüğü her aşamada oturumda hazır bulunan isteklilerden yazılı son tekliflerini alarak ihaleyi sonuçlandırabilir. Bu husus, ihale komisyonunca ikinci bir tutanakla tespit edilir.
2886 Sayılı Kanunun 40nci maddesinde 25.01.2007 tarihli ve 5577 sayılı Kanunla yapılan düzenlemeye göre; kapalı teklif usulü ile arttırma suretiyle yapılan ihalelerde; geçerli en yüksek teklifin altında olmamak üzere, oturumda hazır bulunan isteklilerden sözlü veya yazılı teklif alınmak suretiyle ihale sonuçlandırılır.
Ancak geçerli teklif sayısının üçten fazla olması durumunda bu işlem, geçerli en yüksek teklif üzerinden, oturumda hazır bulunan en yüksek üç teklif sahibi istekliyle bu üç teklif ile aynı olan birden fazla teklifin bulunması halinde ise bu isteklilerde dahil edilmek suretiyle yapılır.
Komisyon, uygun gördüğü her aşamada oturumda hazır bulunan isteklilerden yazılı son tekliflerini alarak ihaleyi sonuçlandırabilir. Bu husus, ihale komisyonunca ikinci bir tutanakla tespit edilir.
İhale sonucunun karara bağlanması:
Madde 41 – 40 ıncı madde gereğince kabul edilen teklifler incelenerek:
a) İhalenin yapıldığı, ancak ita amirinin onayına bağlı kaldığı
b) Tekliflerin daha ayrıntılı bir şekilde incelenmesi için süreye ihtiyaç duyulduğu ve şartnamelerde daha uzun bir süre öngörülmemiş ise ihalenin 15 günü geçmemek üzere başka bir güne bırakıldığı,
c) İhalenin yapılmadığı,
Hususlarından birine karar verilir ve bu husus gerekçeli bir karar veya karar özeti halinde yazılarak, komisyon başkan ve üyeleri tarafından imzalanır ve durum hazır bulunanlara bildirilir.
İhale komisyonu bu seçeneklerden hangisine karar verilirse versin bu durum ihaleye katılanlara o anda duyurulur ve aynı oturumda isteklilerin isimleri, adresleri, teklif ettikleri bedeller, ihalenin tarihi ve ihalenin hangi istekli üzerinde bırakıldığı ihale yapılmamış ise nedenlerini belirten komisyon kararı ve üyelerinin ad, soyad ve esas görevleri belirtilerek imzalanır.
İhalenin yapılamaması:
Madde 43 – Kapalı teklif usulü ile yapılan ihalelerde, istekli çıkmadığı veya teklif olunan bedel komisyonca uygun görülmediği takdirde, ya yeniden aynı usulle ihale açılır veya idare yararı görüldüğü takdirde, ihalenin bitiş tarihinden itibaren 15 gün içinde iş pazarlıkla yaptırılır.
İşin pazarlığa bırakılması halinde şartnamede belirtilen nitelik ve şartların aynen muhafazası zorunludur. Yeni ihale yapılıncaya kadar geçecek günler içinde aynı nitelikler korunarak günlük ihtiyaçlar oranında pazarlıkla mal alınabilir. Ancak ihale, şartnamede belirtilen nitelikte mal bulunmaması sebebiyle geri kalmış ise günlük ihtiyaçlar şartnameye bağlı kalmaksızın temin edilebilir.
43. Maddede ön görülmüş olan iki neden dışındaki nedenlerle ihalenin iptal edilmesi halinde pazarlık usulü halinde ihale yapılması yasal olarak mümkün değildir.
Kapalı teklif usulü ile yapılan ihalenin bitiş tarihinden itibaren 15 gün içinde pazarlık usulü ile ihale yapılmazsa aynı işin kapalı teklif usulü ile yeniden ihale edilmesi gerekmektedir.